À compter du 1er janvier 2017, en application de la loi El Khomri, les employeurs devront respecter de nouvelles règles concernant la dématérialisation des bulletins de paie. L’exécutif espère faciliter la vie des salariés et faire réaliser des économies aux entreprises.

Alors que plusieurs dizaines de milliers d’opposants à la loi Travail manifestaient hier encore dans de nombreuses villes, le gouvernement a notifié à la Commission européenne l’un de ses premiers décrets d’application. Le ministère du Travail prépare ainsi la dématérialisation des bulletins de paie, qui devrait prendre un nouveau départ à compter du déploiement du « compte personnel d’activité » (CPA), l’année prochaine.

Sauf opposition expresse du salarié, les entreprises pourront dorénavant « procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique ». La loi El Khomri impose toutefois aux employeurs de garantir dans un tel cas de figure :

• L'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données correspondantes.
• Leur accessibilité via le CPA.

Le projet de décret (PDF) élaboré par l’exécutif apporte de plus amples précisions sur la réforme qui s’annonce, même s'il est encore susceptible d'évoluer d'ici sa publication au Journal officel.

Possibilité pour le salarié de télécharger facilement tous ses bulletins de paie

Première étape : l’information du travailleur. « Un mois avant la mise en place de la dématérialisation ou au moment de l’embauche », l’employeur devra expliquer à son salarié qu’il peut continuer à recevoir son bulletin de paie au format papier. Même si l’intéressé ne manifeste aucune opposition au départ, rien ne l’empêchera par la suite de changer d’avis. Sa demande pourra simplement prendre trois mois avant de produire ses effets.

Deuxième étape : la mise en ligne de bulletins de paie. Pour les salariés concernés, l’employeur devra garantir la disponibilité des documents dématérialisés pendant une durée de 50 ans (ou jusqu’aux 70 ans du travailleur).

Et en cas de fermeture de l’entreprise ou du service de stockage de ces fichiers ? Les personnes concernées devront être informées « au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés », prévoit le projet de décret.

Les salariés pourront en effet « récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé ». Probablement sera-t-il ainsi possible de télécharger en quelques clics une archive contenant l’ensemble de ses bulletins de paie. 

Troisième étape : appariement avec le CPA. Afin de faciliter la consultation (et non le téléchargement) des bulletins de paie dématérialisés, notamment en cas de changement d’entreprise, « le prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l’employeur, ou l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation », sera tenu de « garantir leur accessibilité » via le compte personnel d’activité.

Des économies de 10 à 32 centimes par bulletin de paie ?

Si ces nouveaux services en ligne auront forcément un coût pour les entreprises optant pour la dématérialisation, le gouvernement espère que celles-ci seront attirées par les économies à attendre d’une telle réforme : « L’accélération des flux, la diminution des coûts de traitement, la diminution des frais d’envoi et la suppression d’une partie des surfaces de stockage » pourraient réduire de 10 à 32 centimes le coût de chaque bulletin de paie, selon l’étude d’impact du gouvernement.

L’État s’apprête d’ailleurs à montrer l’exemple, puisqu’il a publié cet été un décret ouvrant la voie à une disparition, d’ici quelques années (et au cas par cas, selon les ministères), des bulletins paie des fonctionnaires au format papier. Un espace numérique personnel propre aux agents publics sera développé en parallèle sous la houlette de Bercy.