Office 2016 pour Windows est désormais disponible pour les abonnés grand public d'Office 365. Les entreprises devront attendre un peu plus longtemps, et rien n’a été annoncé quant à la sortie des versions boîtes. L’occasion de faire le point sur les nouveautés d’une mouture présentée comme la base de futures améliorations.

Office 2016 peut être vue comme une version de transition de la suite de Microsoft. La firme met en place des fondations qui lui serviront plus tard, et le constat est particulièrement valable pour le travail collaboratif. L’une des nouveautés principales est en effet l’arrivée de l’édition à plusieurs dans un document Word. Le partage se fait à travers la connexion du compte Microsoft et passe par OneDrive.

Cependant, comme nous l’avions souligné mi-août, il existe plusieurs limitations. La principale est que même si plusieurs personnes peuvent effectivement modifier le document, il faut passer par une fastidieuse étape d’enregistrement pour répercuter les modifications. On est loin en fait de ce que permet le même Word, mais dans sa version Online, qui ne souffre pas de cette barrière assez pénible.

Par ailleurs, l’aspect collaboratif n’existe que pour le traitement de texte, et ni Excel, ni PowerPoint n’en bénéficient, l’éditeur ayant simplement annoncé qu’ils seraient mis à jour plus tard. On se contentera donc de cette base pour l’instant.

Des améliorations surtout pensées pour l'entreprise

Après l'arrivée de la version finale, on a aujourd'hui droit à la version boîte chez Apple. Du côté de Windows, c'est seulement aujourd'hui que la nouvelle mouture est disponible, seulement pour les clients grand public d'Office 365. Pour rappel, il s'agit d'une offre d'abonnement proposée à 7 euros par mois pour un compte Personnel et à 10 euros par mois pour l'offre famille (5 postes). Dans les deux cas, du stockage sur OneDrive et des minutes d'appel Skype sont inclus.

Les nouveautés ne manquent pas, mais autant le signaler tout de suite, elles concernent essentiellement le monde de l’entreprise. Excel par exemple intègre directement Power Bi et plusieurs nouveaux graphiques (Compartimentage, Cascade, Pareto, Histogramme, Zone et valeur et Rayons de soleil), afin de permettre de nouvelles manipulations des données. Power Bi permet pour rappel de créer des jeux de données, des tableaux de bord et des rapports sur une activité dont les critères ont été définis. Avec un historique particulier de données, Excel peut également créer un graphique de prévision pour afficher les tendances.

Outlook de son côté présente quelques améliorations bienvenues. La recherche est annoncée ainsi comme étant beaucoup plus rapide, ce qui n’est pas un mal vu l’orientation du client, souvent utilisé pour de vastes quantités de données. Les pièces jointes peuvent par ailleurs être attachées depuis OneDrive avec contrôle automatique des droits d’accès entre la liste des destinataires et les autorisations préalablement définies.

Si une personne dispose des droits de lecture et une autre de ceux de modification, l’ouverture de la pièce jointe en tiendra directement compte, OneDrive gérant les droits. Ce qui vaut également pour OneDrive for Business, même si cette version devra attendre que la suite soit disponible en entreprise. Enfin, la fonction Pêle-Mêle est disponible pour tous. Elle détecte pour rappel la manière dont l’utilisateur gère son courrier en déplaçant dans un dossier spécial tout ce qui ne semble pas prioritaire. Un résumé quotidien est fourni pour la traçabilité de l’opération.

Project gagne lui aussi des nouveautés. L’utilisateur peut ainsi définir plusieurs chronologies pour accompagner différentes phases de son travail. Chacune peut avoir des dates différentes pour le début et la fin, l’ensemble permettant normalement d’obtenir une vision plus globale du temps que peut réclamer un projet. Les chefs de projets peuvent d’ailleurs négocier des engagements de ressources pour mieux en contrôler la disponibilité limitée.

De la recherche à gogo et des outils organisationnels

Certaines améliorations sont en outre générales et donc disponibles partout :

• De nouveaux thèmes, affichant la couleur symbolique de l’application dans la barre titre. Malheureusement, pour ceux qui n’apprécient pas cet affichage, seuls les thèmes gris foncé et blanc ont été gardé. Le gris clair a disparu, remplacé par le nouveau venu.

• Un champ de recherche à droite de la barre titre, pour chercher un terme dans un document ou lancer une tâche. Cette dernière peut être écrite en langage naturel, le logiciel utilisé proposant au fur et à mesure des résultats.

• Dans Word, Excel, PowerPoint et Outlook, on peut faire un clic droit sur un mot pour obtenir des informations fournies par Bing et qui s’affichent dans une colonne sur la droite.

Signalons encore plusieurs outils faisant leur apparition, mais concernant là encore surtout le monde de l’entreprise. GigJam est ainsi disponible en préversion et doit permettre aux structures d’organiser des groupes d’intérêts pour en simplifier tous les échanges, y compris la réalisation de tâches spécifiques. Planner est pour sa part finalisé et prend en charge la communication aux équipes des différentes étapes des projets, permet la planification et l’assignation de tâches et fournit des tableaux de bord pour contrôler l’ensemble.

Les groupes Offices 365 sont par ailleurs une nouveauté importante qui devrait plaire à bon nombre d’entreprises. Une équipe peut ainsi créer un groupe disposant d’une boite email et d’un calendrier communs, d’un espace spécifique de stockage pour les données, ainsi qu’un bloc-notes partagé dans OneNote. Une application Outlook Group doit d’ailleurs sortir sur Android, iOS et Windows Phone, mais il faudra encore un peu attendre pour en profiter.

Les entreprises doivent encore un peu attendre

Les entreprises devront attendre la semaine prochaine pour profiter d'Office 2016, une arrivée qui s’accompagnera de OneDrive for Business et d’autres outils professionnels. Rappelons qu’à compter de février 2016, une nouvelle branche de développement pour Office permettra aux entreprises intéressées de changer le rythme d’application des mises à jour. Ainsi, au lieu de gérer les Patch Tuesdays, elles pourront se contenter d’une grosse mise à jour trimestrielle.

Pour l’instant, la procédure d’installation passe par une connexion sur la page de gestion du compte Office 365. Le site mentionne d’ailleurs que la nouvelle mouture est disponible. Il suffit alors de suivre le lien d’installation pour récupérer un exécutable qui se chargera alors de télécharger la suite bureautique et de remplacer l’ancienne.

On rappellera que les abonnés n’ont rien à faire de plus, l’obtention des nouvelles versions étant comprise dans le forfait. Par ailleurs, mettre à jour Office ne change bien sûr rien au nombre de machines activées.