Word va sauvegarder automatiquement les documents dans le cloud

Depuis plusieurs années maintenant, on peut demander à Word d’activer AutoSave. En se servant du compte Microsoft associé à Office, on provoque ainsi l’enregistrement du document dans OneDrive. Les avantages ne manquent pas : les données ne peuvent plus disparaitre face à un mauvais fonctionnement de l’appareil ou un plantage de l’application, disponibilité sur les autres machines ou encore collaboration sur un même document.

L’éditeur teste cependant l’étape supérieure : l’enregistrement par défaut dans le cloud dès la création du document. Ce changement a été annoncé dans un billet de blog le 28 aout et on peut l’essayer depuis le canal Beta d’Office, pour peu que l’on soit un client 365 et que l’on ait activé la participation au programme Office Insider, plus précisément à partir de la version 2509 (Build 19221.20000) pour Windows.

Comment ça fonctionne ?

Si vous avez la dernière préversion de la suite bureautique, le changement est donc actif. Si vous êtes sous Windows, la création d’un nouveau document doit s’accompagner d’un bouton activé pour l’enregistrement automatique, en haut à gauche de la fenêtre. Jusqu’à présent, il fallait sauvegarder au moins une fois dans un emplacement compatible (surtout OneDrive) pour que l’AutoSave fonctionne.

Par défaut, le nom du fichier créé est « Document » suivi de la date du jour. Si l’on clique sur l’icône de disquette ou que l’on fait Ctrl + S, le panneau d’enregistrement s’ouvre et on peut alors modifier le nom du document. Si l’on ferme la fenêtre avant d’avoir enregistré, Word demande si l’on veut garder ce document ou l’abandonner. Si on demande à le garder, il reste en place avec le nom par défaut.

Dans son billet, Microsoft précise que toutes les anciennes manipulations fonctionnent. On peut déclarer a priori n’importe quel emplacement cloud pour cet enregistrement automatique, y compris ceux de services concurrents comme Dropbox et Google Drive. On peut changer cet emplacement depuis les options de Word, ou depuis le panneau d’enregistrement, par simple clic sur un dossier. La manipulation existe depuis des années pour l’enregistrement automatique.

La nouvelle fonction peut également être désactivée complètement dans les options. Si l’on coupe ce fonctionnement, Word revient simplement à son comportement habituel, avec un AutoSave actif uniquement si on a enregistré le fichier une première fois dans un dossier compatible.

Levée de boucliers

La fonction ne semble pas encore disponible partout et s’accompagne de plusieurs bugs. Le plus gênant, surtout pour un comportement censé être automatique, est qu’AutoSave ne s’active pas si l’on crée un nouveau document quand un autre est déjà ouvert. D’autres soucis sont relevés par Microsoft, comme une liste des fichiers récents mettant du temps à se rafraichir après avoir renommé un document.

Surtout, ce changement de comportement fait beaucoup parler de lui depuis une semaine. Sous le billet de blog, on peut lire une longue liste de commentaires très négatifs. Beaucoup reprochent à Microsoft de ne pas savoir comment fonctionne une entreprise et cherchent déjà un moyen de combattre ce changement. A priori, la règle GPO (Group Policy Object) liée à l’enregistrement automatique reste valable, un responsable de Microsoft l’ayant confirmé en réponse dans les commentaires.

Une vraie levée de boucliers, dans laquelle on peut lire de nombreuses critiques, allant de l’incohérence d’avoir un nombre croissant de noms génériques de fichiers aux craintes liées à l’intelligence artificielle. Plusieurs personnes estiment en effet que cette décision a été prise pour augmenter la masse de données que Microsoft pourra utiliser pour entrainer ses modèles, bien que ce ne soit officiellement pas le cas aujourd’hui.

Certains en profitent d’ailleurs, comme Proton. Le 2 septembre, l’entreprise suisse a publié plusieurs tweets sur le sujet, indiquant pourquoi le changement était un problème pour la vie privée. Proton cite l’absence de chiffrement de bout en bout pour OneDrive, les risques liés aux lois extraterritoriales américaines, l’utilisation possible pour l’entrainement des IA, ou encore des ambiguïtés autour du ciblage publicitaire. Sans surprise, Proton recommande de désactiver la fonction ou… de changer l’emplacement par défaut pour Proton Drive.

Une première étape

Du côté de Microsoft, le changement a bien sûr du sens. La gestion par fichiers a été bousculée par les habitudes des univers mobiles, au profit d’une approche beaucoup plus centrée sur les applications.

L’un des bénéfices vantés par l’entreprise, est qu’un document pris en charge par AutoSave est disponible sur toutes les plateformes où Word est présent. Donc partout, puisqu’en plus des applications pour Windows, macOS, Android et iOS, la version Online peut afficher ces documents. C’est d’ailleurs le comportement par défaut des versions mobiles, sans parler de produits concurrents comme Google Docs.

À moins que l’entreprise se ravise au vu des commentaires très négatifs (même si certains sont d'une pertinence relative), ce changement sera répercuté bientôt dans le canal stable. Dans son billet, l’éditeur ajoute que son intention est ensuite de généraliser ce fonctionnement à Excel et PowerPoint pour Windows d’ici la fin de l’année. Rien n’est dit pour les versions Mac, mais ouvrir un document protégé par AutoSave sur une autre machine préserve le réglage.

La question reste de savoir si ce changement important sera mis en avant lors de la mise à jour de Word dans le canal stable. Le passage d’un fonctionnement d’opt-in à opt-out n’est pas anodin et pourrait déclencher des froncements de sourcils. En revanche, le risque de voir pulluler des noms génériques est faible au vu du fonctionnement actuel. Le changement cristallise surtout les interrogations autour de la souveraineté et de l’entrainement des IA.