Cet été, le CNRS a changé de logiciels permettant de gérer les missions de ses agents. Poussés par le CNRS qui gère une bonne partie des laboratoires, les autres institutions de recherche devraient suivre. Mais le nouveau « workflow » informatique prévu et délégué à des sociétés externes est le fruit d'énormément de critiques en interne des agents administratifs et des chercheurs.

Depuis le début de l'été, les missions scientifiques du CNRS sont entravées par la mise en place d'un « workflow » de logiciels censé faciliter le travail des gestionnaires et personnels administratifs des institutions de recherche françaises.

Pourtant, « les missions représentent un enjeu majeur pour le CNRS et la production scientifique », reconnait Antoine Petit, le PDG du CNRS, dans un email interne essayant de calmer la fronde de tout le personnel de son institution. Il y déplore même « vivement les blocages rencontrés pour beaucoup de missions et le temps perdu par beaucoup d’agents ».

Tous les déplacements professionnels touchés

Ces « missions », ce sont de fait tous les déplacements du personnel du centre de recherche. Que ce soit pour aller au siège du CNRS ou pour se déplacer, se loger et se nourrir sur le terrain, les agents du CNRS doivent être missionnés par leur hiérarchie.

Si la mission n'est pas validée, la personne n'est pas censée partir. Si le « go » est donné, toute une série de procédures est mise en place, notamment pour libérer le budget nécessaire, réserver les billets de transport, nuits d'hôtel, etc.

Et ici, on ne parle donc pas seulement de se déplacer ponctuellement à Paris pour aller au siège de l'institution, mais aussi pour aller en colloques scientifiques et, tout simplement, pour certains chercheurs et chercheuses, aller sur les terrains où se trouvent leurs objets de recherche.

Le 10 juillet, pour simplifier la gestion de ces missions par les gestionnaires des différents laboratoires du CNRS, la DSI du Centre a mis en place un nouveau « workflow » pour gérer ces missions. Et, pour tout dire, cette simplification est, pour l'instant, un échec.

Ce workflow fait le lien entre trois outils principaux aux noms inspirés : Étamine, Notilus et Goelett. Étamine a été développé en interne au CNRS pour gérer les missions. Notilus est un logiciel de gestion des notes de frais et des déplacements développé à l'origine par DIMO Software (soutenu par une filiale du groupe INSA) puis cédé en 2022 à l'éditeur CEGID. Et enfin Goelett est le site de l'agence de voyage prestataire du CNRS.

Casse-tête quotidien pour les gestionnaires du CNRS

Mais, depuis sa mise en place, pour les personnels du CNRS, qu'ils soient chercheurs, ingénieurs, administratifs ou techniciens, c'est devenu un casse-tête pour se déplacer dans le cadre de leur travail. Le centre a fonctionné au ralenti tout l'été alors que certains chercheurs profitent souvent de cette période pour aller sur le terrain (par exemple, les campagnes de fouille pour les archéologues).

Rappelons que le CNRS, c'est un effectif de plus de 30 000 personnes et plus de 1 000 laboratoires qui ont tous été touchés par ces difficultés.

Hélène (le prénom a été modifié), une gestionnaire d'un laboratoire que nous avons contactée, soupire : « il y a eu trop de bugs d'un coup, pas seulement, entre les différents logiciels. Des dossiers des agents ont sauté et il a fallu tout refaire ». Elle explique que chacun a dû bricoler pour gérer les missions : « récemment, il y en a quelques-unes qui sont passées crème, mais pour bien d'autres, soit l'agent a accepté d'avancer et nous lui avons remboursé, soit il n'a pas fait le voyage. On s'est débrouillé comme on a pu ». Elle ajoute que « nous, comme ce sont des missions sur Paris, ça a été, mais j'imagine bien que pour les agents qui doivent partir aux États-Unis ou en Chine, la donne n'est pas la même financièrement ».

D'autant que la formation des gestionnaires, effectuée devant un Powerpoint et sans manipulation des outils, a été faite en urgence, un mois avant la mise en place.

Pourtant, pour Hélène, « le jour où ça va fonctionner, ça sera très bien, mais là, on n'y est pas. Ça nous prend beaucoup de temps et tout le monde, y compris moi, critique ce système, mais ça va aussi imposer à certaines personnes de respecter la réglementation ». Elle se demande quand même « est-ce que ce n'est pas pour nous supprimer, tout ça ? Quel est l'intérêt de faire ça ? ».

Pour d'autres gestionnaires déjà surchargées dont les cas sont remontés par les syndicats, ce nouveau workflow est la goutte d'eau qui a fait déborder le vase. Certaines sont en arrêts maladies, d'autres envisagent de partir de leur laboratoire.

De vives critiques des chercheurs

Du côté des chercheurs et chercheuses, la critique est sans appel. Certains se sont exprimés sur les réseaux sociaux, pour donner divers exemples (là, ici, ou encore là) de casse-têtes de demande de missions.

Olivier Sandre, directeur de recherche et président du Conseil scientifique de l'institut de chimie du CNRS, explique que vu la lenteur du processus, actuellement, « pour mes missions, je prends des billets Flixbus de bus de nuit ». Pour lui, « il y a zéro plus-value pour les personnels de la recherche ». Il rajoute que « c'est un système de contrôle qui remplace la relation humaine avec les gestionnaires ». 

Le chercheur remarque aussi que le workflow demande des allers-retours. Etamine, dans lequel l'utilisateur entre le montant total de la mission, intervient au début alors que le logiciel de l'agence de voyage qui fixe les prix arrive en bout de course.

Avant, « nous pouvions chercher sur le logiciel de l'agence de voyage le plus tôt possible dès que nous avions créé une mission pour économiser au mieux les crédits de recherche du laboratoire » explique-t-il. Mais maintenant, il leur faut d'abord attendre la validation du gestionnaire et du responsable administratif et financier, puis du directeur du laboratoire pour pouvoir réserver des billets dont le prix a pu augmenter entre-temps.

Le syndicat SNTRS-CGT explique que « le personnel du CNRS est "empêché" de partir en mission : réserver des billets et des nuitées est, pour certains, impossible. Les collègues sont ainsi obligés d’annuler leur participation à des colloques, à des collaborations, etc. En un mot, une partie importante du travail de recherche est devenue impossible à réaliser. Les collègues gestionnaires, des laboratoires aux services des délégations, sont harcelés, maltraités, étant en première ligne pour récolter les mécontentements des missionnaires. Ils sont submergés par le travail ».

Le syndicat SNCS-FSU « demande qu’un soutien important des services gestion soit mis en place dans les laboratoires du CNRS pour faire face à la surcharge importante de travail engendrée par Etamine ».

Quant à la coordination des responsables des instances du comité national du CNRS (C3N), elle renvoie au livre blanc du conseil scientifique sur les « entraves administratives » :

« La dernière modification des règles de mise en place des missions, utilisant les logiciels Etamine et Notilus, en est un exemple caricatural récent, parmi de nombreux autres. La C3N demande à la direction du CNRS de ne pas sous-estimer le problème mis en lumière par le livre blanc du Conseil scientifique, et l’encourage (en incluant les délégués régionaux) à travailler en concertation avec l’ensemble des personnels et de leurs représentants pour mettre en place rapidement des solutions pratiques et efficaces à cette situation. »

• Le Conseil scientifique du CNRS dénonce les « entraves administratives » à la recherche, Antoine Petit (PDG) riposte

Une direction mal à l'aise

À la question « est-ce que vous êtes satisfaits de la mise en place des logiciels Étamine et Notilus ? », le directeur général délégué aux ressources du CNRS, Christophe Coudroy a répondu clairement que « la réponse est non », avant de détailler :

« Le projet d'interconnexion de différents outils de gestion de mission du CNRS visait à éviter les multiples saisies. [...] Nous l'avons ouvert le 10 juillet après avoir pris un certain nombre de précautions qui ne se sont pas révélées suffisantes. Nous avions pourtant fait des tests qui étaient concluants. »

Le responsable RH veut rassurer : « les problèmes que nous avons observés, nous avons le sentiment qu'ils sont en grande partie liés au passage à grande échelle qui a mis en évidence des problèmes de stabilité des outils, des problèmes de capacités informatiques, d’accès aux applications ».

Problème, ce passage à grande échelle n'a pas été testé. Hélène, la gestionnaire citée ci-dessus, suggère d'ailleurs qu' « il aurait peut-être fallu passer à ce système direction régionale par direction régionale au lieu de passer directement au national ».

Christophe Coudroy explique que « des dysfonctionnements se sont enchaînés à partir de "bugs racines", par exemple le doublement de certains montants entre deux applications, sans raison, entraînant la nécessité de corrections manuelles difficiles à réaliser, etc ».

Il assure qu' « aujourd'hui, ces bugs racines sont corrigés depuis une semaine et l'application est beaucoup plus fluide. En revanche, il reste un certain nombre de bugs dont nous tenons une liste en relation avec les laboratoires et les délégations régionales. Une de nos priorités est de les corriger ».

Il ajoute que « nous espérons qu'après cette phase de démarrage passée, avec tous les problèmes qui sont apparus et dont nous sommes profondément désolés, les bénéfices de l'ensemble de l'outil apparaitront ».

Une gestion unifiée qui commence mal

Cette mise en place du workflow au sein du CNRS devait être le premier pas vers une gestion plus unifiée des moyens des laboratoires de recherche français. En effet, les Unités mixtes de recherche rassemblent des chercheurs venant du CNRS, d'universités et d'autres institutions de recherche. Ce qui rend leur gestion hétérogène.

Le rapport Gillet rendu à la ministre de la Recherche et de l'enseignement supérieur Sylvie Retailleau en juin dernier pousse à ce que le CNRS devienne une « agence de programme ». Il recommande aussi d'unifier les systèmes d'information des différentes institutions de recherche.

D'ailleurs, il est prévu que le logiciel Notilus soit généralisé avec des versions qui sont actuellement déployées dans certaines universités et dans des institutions de recherche comme l'Inserm.