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Dématérialisation : une « petite révolution » pour les communes, départements et régions

Dématérialisation : une « petite révolution » pour les communes, départements et régions

Depuis le 1er juillet 2022, les actes des communes de plus de 3 500 habitants, mais aussi des EPCI, des départements et des régions, doivent être publiés sous forme électronique, sur le site internet de la collectivité ou de l’établissement, relève le Labo du Programme Société Numérique de l’Agence Nationale de la Cohésion des Territoires.

Une « petite révolution », soulignait Localtis, le quotidien de la Banque des territoires, due aux objectifs assignés à la « vaste réforme » des règles de publicité adoptée en octobre 2021 : 

« "Moderniser" – notamment par le recours quasi-systématique à la dématérialisation –, "clarifier", "simplifier" et "harmoniser" les règles et les formalités de publicité, d'entrée en vigueur et de conservation des actes locaux. »

Afin d’aider les collectivités concernées à se préparer à cette petite révolution, le site collectivites-locales.gouv.fr publie sur une page dédiée, une douzaine de fiches.

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Tiens, en parlant de ça :

La Section 702 de la loi sur la surveillance du renseignement étranger (Foreign Intelligence Surveillance Act – FISA)

Aux USA, la surveillance des communications d’étrangers sans mandat (FISA) fait débat

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Commentaires (35)


Euh, les gars, la dématérialisation (ou zéro papier comme on disait à l’époque) c’était il y a 20 ans…
Un de mes premiers projet IT pour un des ministères.



Z’êtes pas un peu en retard sur tout le monde là ? …


Les collectivités sont très loin d’être démat, surtout les plus petites. Et pour bosser aussi pour le public, le papier a encore un volume très (trop) important. Les ministères ont aussi encore des progrès à faire, notamment pour former et convaincre les agents.



Petite anecdote : J’ai bossé dans la démat du courrier d’un Département il y a 3 ans. Le courrier était scanné au service courriers, mais réimprimé dès qu’il rentrait dans une nouvelle direction par les agents ! Je ne parle même pas du parapheur numérique avec aussi une réimpression pour une simple phase de validation.



Ici, une ordonnance rentrée en vigueur en juillet, impose aux collectivités à progresser.



Alfred1664 a dit:


Euh, les gars, la dématérialisation (ou zéro papier comme on disait à l’époque) c’était il y a 20 ans… Un de mes premiers projet IT pour un des ministères.




Il y a 20 ans, carrément ? L’ADSL commençait à peine son déploiement mais il aurait fallu que l’administration soit déjà prête jusqu’à ses entités les plus petites, et ton premier projet était évidemment l’un des derniers achevant cette transition ? Y aurait pas exagération quand-même ?


J’ai eu aussi un projet “0 papier” lancé il y a 20 ans dans ma boite.



En même temps que les signatures d’email du style “pensez à la nature avant d’imprimer” qui rajoutait un page de plus à l’impression :D



C’était la mode du moment et c’était plus qu’utile (on imprimait des palettes de papiers chaque week end)…



Ca nous a pris plusieurs années pour tout basculer sur du .csv (ou autre media électronique) mais c’était bien il y a 20 ans que l’initiative a commencé.


Je peux témoigner que l’administration est très loin du zéro papier.
Dans les faits, l’informatisation pourtant déjà ancienne a souvent entrainé un double traitement, numérique et physique, dans la plupart des services où j’ai mis les pieds.
Les causes sont probablement multiples, de la difficulté à changer les habitudes à l’absence de maîtrise des outils en passant par l’incapacité de l’administration (en tout cas celle où je vivote) à adapter ses normes de traitement et d’archivage et à les imposer.
L’augmentation des prix du papier pourrait être, de ce point de vue, une aubaine.


Même combat.
Et c’est très compliqué à l’interface usager/admi istration: même dans les entreprises, tout le monde n’a pas les bonnes pratiques (genre râler parce que le pdf ne peut pas être joint - alors qu’il fait 100mo pour quelques pages…)


Oui, les administrations au niveau national et dans les communes même moyennes sont encore parfois à la traine…



Pour obtenir un n° de TVA, il faut contacter le Service des impôts des Entreprises de sa commune par tél ou mail (tél, ils ne répondent pas de toute façon), on reçoit un mail de leur part avec un pauvre .doc à imprimer, à remplir, à signer, et à scanner pour leur renvoyer par mail… (donc déjà 1 feuille gâchée chez nous).
Je crains qu’eux-mêmes n’impriment ce documents rempli chez eux pour la classer dans un bon vieux classeur^^



Même chose pour des modifications d’entreprise. L’URSSAF/CCI/Autres vous demande des Cerfa à remplir en ligne… Mais, même chose, il faut les signer manuellement, donc les imprimer une fois rempli en ligne, les signer, les scanner et leur renvoyer le PDF dûment signé… (Les Cerfa ayant généralement les pages en doubles exemplaires, on se retrouve encore avec 2 à 4 feuilles gâchées chez nous…)



Ca change, de plus en plus de démarches peuvent se faire entièrement dématérialisées, mais il y a encore de la marge, même au niveau national…



(reply:2083977:Vinzenz-o)




Euh tu peux signer des PDF et autres documents sans les imprimer hein ;)
J’ai pas d’imprimante et j’appose régulièrement ma signature sur des docs envoyés par mail..
Une foto une fois de ma signature et le tour et joué !


Tient j’avais oublié un truc que j’ai vu plusieurs fois aussi bien dans les collectivités territoriales qu’en Administration Centrale : Pour faire rentrer un email dans la GED/GEC, celui-ci était imprimé pour passer dans le scanner :D .



SKN a dit:


Euh tu peux signer des PDF et autres documents sans les imprimer hein ;) J’ai pas d’imprimante et j’appose régulièrement ma signature sur des docs envoyés par mail.. Une foto une fois de ma signature et le tour et joué !




Même pas besoin de photo, en fait. Perso je la crée directement dans Adobe Reader :D


Je trouve que ce n’est pas aussi simple que pour les PDF, notamment sur les formulaires Cerfa.
C’est toujours compliqué d’utiliser un autre lecteur qu’Acrobat Reader DC qui rappelons le n’existe plus sur Linux.
Les lecteurs PDF intégrés aux navigateurs s’en sortent pas trop mal pour le remplissage mais rien pour signer à ma connaissance.



L’aide dédié de service-public.fr ne parle que de “Adobe Reader”, à ce niveau ce n’est pas un détail que d’utiliser le bon nom commercial. Aucune alternative n’est mentionnée.
Et quand bien même maintenant que les navigateurs “capturent” l’affichage des PDF, je ne pense que ça simplifie les choses en terme de compréhension.



Petite info pour les personnes qui cherchent une solution pour signer un PDF sous Linux, il existe Xournal++. Il possède un outil pour intégrer un fichier image au PDF, il faut juste préparer à l’avance votre signature dans un fichier PNG qui permettra d’avoir votre signature sur fond transparent après détourage.


La mienne est un poil complexe pour être refaite sur PC vu mes skils ^^



Perso j’utilise foxit Reader sur Windows, mais apparemment il est compatible linux ;)


En même temps, les signatures électroniques véritables et valables sont encore hors de portée des particuliers et de pas mal d’entreprises soit à cause du prix, soit à cause du manque d’information ou de formation



Gorom a dit:


Je trouve que ce n’est pas aussi simple que pour les PDF, notamment sur les formulaires Cerfa. C’est toujours compliqué d’utiliser un autre lecteur qu’Acrobat Reader DC qui rappelons le n’existe plus sur Linux. Les lecteurs PDF intégrés aux navigateurs s’en sortent pas trop mal pour le remplissage mais rien pour signer à ma connaissance.



L’aide dédié de service-public.fr ne parle que de “Adobe Reader”, à ce niveau ce n’est pas un détail que d’utiliser le bon nom commercial. Aucune alternative n’est mentionnée. Et quand bien même maintenant que les navigateurs “capturent” l’affichage des PDF, je ne pense que ça simplifie les choses en terme de compréhension.



Petite info pour les personnes qui cherchent une solution pour signer un PDF sous Linux, il existe Xournal++. Il possède un outil pour intégrer un fichier image au PDF, il faut juste préparer à l’avance votre signature dans un fichier PNG qui permettra d’avoir votre signature sur fond transparent après détourage.




Scribus pour éditer et signer (linux/win/mac) puis impression dans un fichier pdf



Patch a dit:


Même pas besoin de photo, en fait. Perso je la crée directement dans Adobe Reader :D




La seule utilisation valable de l’outil “draw” dans Acrobat Reader… :chinois:



ça et dessiner des grosses b*tes, bien sur.



Gorom a dit:


Et quand bien même maintenant que les navigateurs “capturent” l’affichage des PDF, je ne pense que ça simplifie les choses en terme de compréhension.




Et surtout, si au moins ils le faisaient correctement sans afficher de la merde pour un document sur 2 (coucou Edge qui reste le lecteur par défaut sur W10!)…




SKN a dit:


La mienne est un poil complexe pour être refaite sur PC vu mes skils ^^




:mdr:
Faut faire travailler le poignet! :fumer:




(quote:2084064:127.0.0.1)
La seule utilisation valable de l’outil “draw” dans Acrobat Reader… :chinois:



ça et dessiner des grosses b*tes, bien sur.




Vrais savent :chinois:


Pile au moment où on veut aller vers des coupures d’électricité.



Inodemus a dit:


Il y a 20 ans, carrément ? L’ADSL commençait à peine son déploiement mais il aurait fallu que l’administration soit déjà prête jusqu’à ses entités les plus petites, et ton premier projet était évidemment l’un des derniers achevant cette transition ? Y aurait pas exagération quand-même ?




Tu confonds dématérialisation (remplacement d’un support physique par un support numérique) et mise en réseau (transmission numérique).



La seconde, que tu décris, était certes plus compromise pour la population hors centres urbains (qui, elle, bénéficiait alors déjà d’un ADSL à débit, latence & stabilité satisfaisants). Le format PDF existait déjà (propriétaire, certes… Mais ça n’a pas changé entretemps).
Il y avait déjà en 2000 des problèmes de vers mondiaux (“ILOVEYOU”, te souviens-tu ?). Google, c’est 1997. La fin des années 1990, c’est aussi l’essort du P2P.
Oui, Internet était déjà bien vivant. Oui, il y avait bien suffisamment de réseau pour qu’il serve aux formalités administratives.
L’échange/le transport, même avec faibles débits des systèmes auraient été possibles (bien sûr, sans réinventer la roue avec un progiciel étatique lourdingue commandé chez un partenaire habituel). Je me demande quand même si l’échange de formulaires bien faits (quelques centaines de Kio - pas les horreurs de plusieurs Mio), ne pouvaient pas déjà être possibles, vu la patience qu’il fallait avoir pour tout.



La première était bien évidemment déjà envisageable pour tous : la numérisation des documents existants pour archivage, et l’émission de nouveaux documents/formulaires entièrement numériques étaient possibles.



À défaut un échange local par clé USB (qui existaient, et qui étaient accessibles à prix raisonnable en faibles capacités - largement suffisantes pour des documents).
Bon, là, en termes de sécurité, c’est zéro, mais on va dire qu’il y avait peu de probabilité : les gens investissant dans des clés USB étaient connectés, pour pouvoir les remplir de MP3… acquis légalement via Napster ou eMule bien sûr. Coucou la riposte disproportionnée et pas graduée. (o:


Ce que je trouve assez fou, c’est le nombre de collectivités qui ne sont pas au courant de cette réforme. Au taf nous éditons une solution pour permettre aux collectivités de répondre à cette obligation, et notre équipe commerciale en a régulièrement qui découvrent le truc quand on les contacte.
Il y a en a aussi qui n’ont pas compris la réforme et pensent qu’il faut remplacer le panneau d’affichage papier par un panneau numérique. Alors que ce qu’il faut, c’est de la GED avec une partie publique pour que les administrés puissent consulter les actes h24.


Je suis un peu triste de constater que nombre d’entre-vous considèrent qu’une simple image parfaitement falsifiable puisse être considérée comme une vraie signature.
Une simple image, c’est de la déco et cela ne vaut rien en réalité. Même dans ma boîte, c’est ce type de signature qui est apposée dans la GED. :cartonrouge:
Les vraies signatures, celle qui sont valables juridiquement sont bien trop rares sur les documents. Elles nécessitent des certificats x509.



Au passage, il est possible de signer les fichiers Word et Excel. Je m’en sert quand j’ai terminé la rédaction et que je demande aux relecteurs de me faire leurs commentaires.


Ben disons que c’est du même niveau de sécurité qu’une signature au stylo, qui est largement copiable, et n’est jamais vérifiée de toute façon.


Perso, je fais bien la distinction de ce qu’implique un scan de signature et une signature électonique authentifiée mais bon c’est encore la jungle à ce niveau.
J’ai des boites qui me font signer les contrats en passant par un prestataire de signature électronique et pour d’autres, c’est un simple PDF que je renvoie signé avec mon scan de signature pour éviter l’impression inutile.
Pour la signature provenant d’un scan, l’ayant adaptée sur fond transparent je m’arrange toujours pour l’apposer sur du texte pour limiter la copie mais bon on est bien d’accord que c’est du niveau du pansement sur la jambe de bois.



Je suis partisan pour que ça prenne le chemin d’une réelle démocratisation de la signature authentifiée et aussi pour le mail d’ailleurs, ça me semble loin.



Pour la précision concernant Word/Excel, je me permets de préciser que c’est le cas aussi pour LibreOffice, non pas en opposition à ton information mais simplement pour compléter.


Gorom

Perso, je fais bien la distinction de ce qu’implique un scan de signature et une signature électonique authentifiée mais bon c’est encore la jungle à ce niveau.
J’ai des boites qui me font signer les contrats en passant par un prestataire de signature électronique et pour d’autres, c’est un simple PDF que je renvoie signé avec mon scan de signature pour éviter l’impression inutile.
Pour la signature provenant d’un scan, l’ayant adaptée sur fond transparent je m’arrange toujours pour l’apposer sur du texte pour limiter la copie mais bon on est bien d’accord que c’est du niveau du pansement sur la jambe de bois.



Je suis partisan pour que ça prenne le chemin d’une réelle démocratisation de la signature authentifiée et aussi pour le mail d’ailleurs, ça me semble loin.



Pour la précision concernant Word/Excel, je me permets de préciser que c’est le cas aussi pour LibreOffice, non pas en opposition à ton information mais simplement pour compléter.


La faute reviens aux entreprises qui font tout pour ne pas voir le manque criant de formation du personnel face à tout ce qui est informatique.



Les chefs à tous les niveaux se mentent à eux-mêmes et ils y croient quand ils sortent des énormités du style: tout le monde sais se servir du pack office. La bonne blague.
Comme si il suffisait de le dire pour que la formation se fasse magiquement et sans rien dépenser.



eglyn a dit:


Ben disons que c’est du même niveau de sécurité qu’une signature au stylo, qui est largement copiable, et n’est jamais vérifiée de toute façon.




Autant je ne suis pas d’accord pour la première partie car il est considérablement plus facile de copier une signature image dans un pdf, autant je te rejoins dans le fait que personne ne vérifie jamais :craint: :fumer:



Le problème numéro un dans tout cela est que l’incompétence sur les documents (de leur rédaction à leur publication), est généralisée.



Il reste cependant quelques poches de résistance ça et là mais elle va se faire écraser sous peu.


A partir du moment où tu dois envoyer ton document signé par voie électronique, que la signature soit faite de manière manuscrite sur un support physique ou en collant une image directement dans le document, ça ne change rien à la difficulté de la copier.



Je te rejoins sur la nécessité d’utiliser des signatures électroniques, mais ton commentaire ne s’adresse pas aux bonnes personnes. C’est aux services (qu’ils soient publics ou non) de passer le cap, ce n’est pas aux signataires que revient la possibilité de choisir.



Du point de vue des signataires, c’est le côté pratique qui l’emporte et pas la valeur de la signature.
Si on me demande un scan d’un papier à faire signer, je l’édite électroniquement et j’y appose une image de signature. La signature est tout aussi faiblarde que la manuscrite, et donc, tout autant valable. Mais ça m’aura épargné d’imprimer le document, de m’apercevoir qu’il n’y a plus assez d’encre (une page de gaspiller), de devoir aller acheter une cartouche (perte de temps et si tu prend la bagnole, c’est encore plus con niveau écologique), pour pouvoir finalement, rentrer chez toi et imprimer le document (si tu n’as pas le malheur de ne plus avoir de papier) pour finir par le scanner.
Ajoute à cela tous les problèmes techniques qui peuvent survenir, c’est la galère, pour une plus-value tout simplement nulle.



Donc, on colle notre belle image et ils peuvent bien la vérifier, ils l’accepteront.


haelty

A partir du moment où tu dois envoyer ton document signé par voie électronique, que la signature soit faite de manière manuscrite sur un support physique ou en collant une image directement dans le document, ça ne change rien à la difficulté de la copier.



Je te rejoins sur la nécessité d’utiliser des signatures électroniques, mais ton commentaire ne s’adresse pas aux bonnes personnes. C’est aux services (qu’ils soient publics ou non) de passer le cap, ce n’est pas aux signataires que revient la possibilité de choisir.



Du point de vue des signataires, c’est le côté pratique qui l’emporte et pas la valeur de la signature.
Si on me demande un scan d’un papier à faire signer, je l’édite électroniquement et j’y appose une image de signature. La signature est tout aussi faiblarde que la manuscrite, et donc, tout autant valable. Mais ça m’aura épargné d’imprimer le document, de m’apercevoir qu’il n’y a plus assez d’encre (une page de gaspiller), de devoir aller acheter une cartouche (perte de temps et si tu prend la bagnole, c’est encore plus con niveau écologique), pour pouvoir finalement, rentrer chez toi et imprimer le document (si tu n’as pas le malheur de ne plus avoir de papier) pour finir par le scanner.
Ajoute à cela tous les problèmes techniques qui peuvent survenir, c’est la galère, pour une plus-value tout simplement nulle.



Donc, on colle notre belle image et ils peuvent bien la vérifier, ils l’accepteront.


On est bien d’accord que c’est du bricolage dans les deux cas. Perso, je bricole des signatures en emf dans Word pour mettre dans les cases au taf, par ce que je n’ai pas d’autre choix. Avec une vectorisation en 8 couches, cela reproduit les dégradés du stylo à billes. C’est assez bluffant.



Il faut par contre penser à applatit vos documents pour éviter la récupération trop simple de votre signature, à moins que votre but soit de permettre le déni plausible.


haelty

A partir du moment où tu dois envoyer ton document signé par voie électronique, que la signature soit faite de manière manuscrite sur un support physique ou en collant une image directement dans le document, ça ne change rien à la difficulté de la copier.



Je te rejoins sur la nécessité d’utiliser des signatures électroniques, mais ton commentaire ne s’adresse pas aux bonnes personnes. C’est aux services (qu’ils soient publics ou non) de passer le cap, ce n’est pas aux signataires que revient la possibilité de choisir.



Du point de vue des signataires, c’est le côté pratique qui l’emporte et pas la valeur de la signature.
Si on me demande un scan d’un papier à faire signer, je l’édite électroniquement et j’y appose une image de signature. La signature est tout aussi faiblarde que la manuscrite, et donc, tout autant valable. Mais ça m’aura épargné d’imprimer le document, de m’apercevoir qu’il n’y a plus assez d’encre (une page de gaspiller), de devoir aller acheter une cartouche (perte de temps et si tu prend la bagnole, c’est encore plus con niveau écologique), pour pouvoir finalement, rentrer chez toi et imprimer le document (si tu n’as pas le malheur de ne plus avoir de papier) pour finir par le scanner.
Ajoute à cela tous les problèmes techniques qui peuvent survenir, c’est la galère, pour une plus-value tout simplement nulle.



Donc, on colle notre belle image et ils peuvent bien la vérifier, ils l’accepteront.


la copier en effet, par contre la prouvée c’est autre chose , en cas de gros sous en jeu, lorsqu’il faut faire valoir la signature, si ta signature est juste sur un scan , ça peut rendre caduc.



pour une signature physique c’est à un expert graphologue qu’on fait appelle pour vérifier que c’est bien ta signature


Elwyns

la copier en effet, par contre la prouvée c’est autre chose , en cas de gros sous en jeu, lorsqu’il faut faire valoir la signature, si ta signature est juste sur un scan , ça peut rendre caduc.



pour une signature physique c’est à un expert graphologue qu’on fait appelle pour vérifier que c’est bien ta signature


Oui je suis d’accord.



Reste qu’on parle ici de cas où le service en question qui demande à faire signer un papier, impose de passer par voie électronique, et donc par scan.



Même avec un graphologue expert, la non répudiation d’une signature manuscrite est ridicule face à une signature électronique via RSA ou autre. On chipote pour dire qu’une méthode est plus safe qu’une autre sur l’échelle du négligeable, c’est risible.


On en pense quoi à Hébécourt ?


C’est la dématèrialisation de actes, pas des procédures. C’est pas le plus gros du boulot…



wanou a dit:


Les vraies signatures, celle qui sont valables juridiquement sont bien trop rares sur les documents. Elles nécessitent des certificats x509.




+1
La signature rematérialisée, c’est plus pour le fun et les irréductibles de l’ancien temps.


Nous ça fait plusieurs années que l’on met à disposition du public sur le site internet de la collectivité toutes les délibérations et comptes-rendus, nous avions des personnes extérieures qui avaient besoin de ces éléments au lieu de les envoyer par mail au coup par coup et plusieurs fois les mêmes à différents correspondants nous avions opté pour les mettre sur le site internet de la collectivité


Elles sont signées par le maire et le ou les secrétaires de séance



Du coup c’est ET ou c’est OU faudrait savoir :roll: :ooo: :keskidit: :keskidit: pourquoi ils ont rajoutés cette régression dans le cadre de la dématérialisation ?



Berbe a dit:


Tu confonds dématérialisation (remplacement d’un support physique par un support numérique) et mise en réseau (transmission numérique).




Et tu confonds dématérialisation et numérisation (tout comme le fait l’article).
Le support physique est toujours présent : au lieu des papiers, tu as besoin d’une machine complète pour les stocker sur un support bien physique et à l’impact pas du tout neutre pour l’environnement (depuis l’extraction de ses matières premières, à leur consommation quasi permanente en énergie).



Il est ainsi faux de croire que nos papiers sont “dématérialisés”. Le contenu du papier est simplement écrit sur un autre type de support physique.
==> il n’y a rien d’écologique là-dedans, on a juste fait un allègement de pression d’un système (les arbres), pour le transférer vers un autre (les métaux).
Dans les faits, tout se cumule au reste. “Je ne suis pas complètement sur” que la numérisation ait permis de faire baisser la consommation de fibres végétales sur la planète.


Il y a une différence notable quand-même :
Le support physique est unique et jetable dans le cas du papier.