En Autriche, un ministère se débarrasse en grande partie de Microsoft pour Nextcloud

La nouvelle a été annoncée le 23 octobre pendant la conférence Nextcloud Enterprise Day, qui se tenait à Copenhague et dont elle constituait l’un des points d’orgue. On a ainsi appris que le BMWET (ministère fédéral autrichien de l’Économie, de l’Énergie et du Tourisme) avait fini une migration concernant 1 200 fonctionnaires et visant à réduire considérablement la dépendance à Microsoft, améliorer la collaboration interne et assurer le stockage sécurisé des données.

L’annonce a été faite par Martin Ollrom, CIO (Chief Information Officer) du ministère, et Florian Zinnagl CISO (Chef Information Security Officer). Dans une vidéo publiée par Nextcloud, les deux responsables indiquent que le projet est parti d’une réflexion sur la modernisation de l’infrastructure, ainsi que d’un travail sur la réduction des risques juridiques et de sécurité, notamment en regard du RGPD et de la directive NIS2.

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Approche hybride

Le projet de l’Autriche n’était pas une coupure nette. Comme le ministère l’explique, une partie du BMWET était en train d’adopter Microsoft 365 et Teams au moment où la question d’un remplacement a été abordée. Pas question donc d’arrêter en plein milieu. Le ministère a donc choisi une approche hybride : garder Teams comme outil de communication externe et partiellement Outlook, puis confier le reste à Nextcloud.

Le ministère a travaillé avec deux entreprises pour la mise en œuvre : Atos Autriche et Sendent, partenaire de Nextcloud, qui s’est notamment occupé d’une intégration dans Outlook pour préserver certains flux de travail, particulièrement les e-mails et agendas. L’équipe de Nextcloud a également participé au projet.

Selon les deux responsables, tout s’est passé étonnamment vite. Il n’aurait ainsi fallu que quatre mois entre la preuve de concept au déploiement complet, un temps très court quand on considère l’ampleur de la migration et les défis d’un tel projet.

Les deux responsables ont ajouté qu’un montant significatif avait été investi dans la formation des fonctionnaires. « Une vaste campagne d’information, une communication claire, des sessions de formation et une transition progressive ont permis d’assurer une forte acceptation et un processus sans heurts. Grâce à l’intégration avec les systèmes existants, nous avons été en mesure de moderniser considérablement notre portefeuille de services numériques et, en fin de compte, la collaboration, sans perturber les flux de travail établis des employés », a assuré Martin Ollrom.

Souveraineté et approche en douceur

Comme d’autres projets avec celui-ci, la migration du BMWET est intéressante dans les problématiques qu’elle soulève, mais qui ne sont pas neuves : souveraineté, refus d’une dépendance à une société américaine, etc. En revanche, l’expression claire de doutes sur la conformité au RGPD et surtout à la directive NIS2 n’est pas courante.

L’approche plus en douceur de la migration est en outre mise en avant par Nextcloud dans sa propre communication. Une manière de dire qu’une transition peut se faire progressivement et encourager d’autres institutions et émanations diverses d’États à tenter l’aventure. Nextcloud prêche bien sûr pour sa paroisse, mais ce n’est pas la première fois que l’Autriche adopte cette approche.

Il y a quelques semaines, on apprenait ainsi que l’armée autrichienne avait abandonné la suite Office de Microsoft pour LibreOffice (pdf). 16 000 ordinateurs étaient concernés et il s’agissait alors de l’aboutissement d’une longue réflexion, car la planification avait commencé en 2020. L’armée avait indiqué s’être notamment inquiétée d’une dépendance toujours croissante d’Office à des services distants. La migration s’était faite par étapes : utilisation volontaire de LibreOffice en 2022, obligation de l’utiliser dans certains départements en 2023, puis obligation générale et suppression d’Office en septembre dernier. L’armée autrichienne a également contribué au code de LibreOffice.

Ces migrations partielles sont autant de portes ouvertes vers des migrations complètes vers l’open source. Si l’applicatif peut se passer de Microsoft, Windows finit par ne plus être nécessaire. Un mouvement lent mais assez général en Europe, avec d’autres cas de migrations comme en Allemagne et au Danemark.