La guerre des suites bureautiques se déplace doucement vers le web et l’accès gratuit. Face à Google Docs, Microsoft vient de mettre à jour ses Office Web Apps avec un important lot de nouveautés, parmi lesquelles une fonctionnalité attendue depuis longtemps : la collaboration en temps réel.

Rattraper le temps perdu 

Microsoft a annoncé hier soir l’arrivée de fonctionnalités importantes pour l’ensemble de ses Web Apps. Cela concerne donc la totalité des utilisateurs qui ont un compte Microsoft et donc un SkyDrive. Les documents Office qui y sont stockés peuvent être ouverts pour rappel par les Web Apps, qui sont essentiellement des visionneuses en lignes équipées de fonctionnalités légères d’édition. Évidemment, le nombre de fonctionnalités n’a guère de rapport avec la véritable suite Office.

Il y a cependant un secteur où Microsoft était particulièrement attendu : celui de la collaboration en ligne. Il s’agit d’un domaine où Google est nettement plus avance via son service Docs, permettant à plusieurs utilisateurs de travailler en même temps sur un même contenu. La fonctionnalité est d’autant plus importante que ces méthodes de travail suivent l’évolution des habitudes et des modes de vie, notamment avec le développement progressif du travail à domicile.

Jusqu’à présent, la collaboration au sein des Office Web Apps était relativement limitée. Dans Word par exemple, il était bien possible de se connecter à plusieurs sur le même document, mais il était obligatoire pour l’une des personnes d’enregistrer le document pour que les autres voient les modifications. Or, avec la nouvelle version en cours de déploiement, la collaboration devient bien plus simple.

Des modifications en temps réel pour tous 

Si vous partagez un document Word par exemple avec plusieurs contacts, tous pourront se connecter en même temps sur le document. Le service indique en haut à droite le nombre de personnes présentes. Mais là où il était obligatoire d’enregistrer avant, il suffit maintenant pour chacun des utilisateurs de commencer à écrire. Dès les premières lettres, tous les autres voient les changements se répercuter en temps réel.

Nous avons fait le test à deux puis à trois personnes, et Word Web App a accepté sans ciller les modifications que nous faisions. Ainsi, trois personnes peuvent écrire chacune un paragraphe différent. Petite précision toutefois : s’il est possible d’intervenir sur l’ajout d’un utilisateur, il faut attendre cependant qu’il ait fini d’écrire. Dans le cas contraire, la Web App considère que la phrase est toujours en cours d’écriture et annule toute « intrusion tierce ».

Évidemment, ce sont bien toutes les modifications qui sont prises en charge. L’ajout d’un formatage quelconque, d’une liste à puces ou de tout autre élément sera géré de la même manière. Notez cependant, et c’est fort dommage, que les Web Apps de Microsoft ne prennent toujours pas en charge l’insertion de commentaires comme peuvent le faire les Google Docs. Dommage, car l’outil en ligne gagnerait ici une précieuse fonctionnalité dans l’optique des révisions de documents.

Excel et PowerPoint aussi, mais avec une granularité différente 

Word n’est par ailleurs par la seule Web App concernée par cet ajout. Excel également, de même que PowerPoint, mais la granularité n’est pas la même. Pour le tableur, tous les utilisateurs connectés simultanément peuvent par exemple modifier chacun une cellule comme ils le souhaitent. Sous PowerPoint par exemple, le travail collaboratif ne peut pas se faire sur la même diapositive. Si trois personnes sont connectées, elles pourront cependant modifier chacun une diapositive différente en même temps.

L’un des impacts les plus importants du travail collaboratif en temps réel est que l’enregistrement des modifications change lui aussi. Plus besoin de sauvegarder manuellement le document car les Web Apps fonctionnent désormais comme Google Docs : les modifications sont enregistrées au fur et à mesure. En outre, d’autres ajouts sont présents. Par exemple, Word Web App peut enfin ajouter un en-tête et un pied de page, des sauts de page et gère mieux l’insertion des tableaux. Excel peut de son côté enfin gérer les tableaux protégés, permet de réorganiser l’ordre des feuilles et de renommer le tableau et gère le glisser/déposer de cellules. PowerPoint ajoute quant à lui une fonction de découpage d’image.

Toutes ces nouveautés sont en cours de déploiement. Ainsi, plusieurs de nos comptes sont déjà concernés, ce qui nous a permis de tester ces ajouts. Microsoft précise cependant que la migration s’effectuera tout au long de la semaine et il ne s’agit donc que d’une question de jours. La firme ajoute en outre que d’autres modifications sont prévues pour les mois qui viennent, notamment l’édition depuis les tablettes Android. L’éditeur promet que les fonctionnalités les plus appréciées de la suite Office seront ajoutées, mais il devra jouer finement pour ne pas rendre ces services, gratuits, aussi attrayants que ses produits payants.