OnlyOffice revient en version 7.0, une évolution majeure embarquant bon nombre de nouveautés, dont plusieurs qui faisaient cruellement défaut. De quoi renforcer un succès croissant, notamment en France ?

La solution bureautique, venue de Lettonie, a parcouru bien du chemin depuis sa création en 2009. Elle fait partie des logiciels libres, avec un code sous licence AGPLv3 (Affero General Public License) disponible sur GitHub.

OnlyOffice s’est surtout fait un nom par une disponibilité, très tôt, d’une version en ligne. Lorsque l’on parle de la suite, il faut donc considérer deux éléments distincts, mais liés : la mouture en ligne, essentiellement destinée aux entreprises et autres structures (elle est utilisée par plusieurs universités en France) et la version fixe, que l’on installe de manière classique.

C’est bien l’ensemble des produits qui passent en version 7.0, aussi bien les versions en ligne que leurs équivalents locaux, ces derniers étant surtout considérés par l’éditeur – Ascensio System – comme le moyen de travailler hors connexion. Cependant, il s’agit bien d’une suite bureautique que tout le monde peut installer, puisqu’elle est gratuite, entrant frontalement en concurrence avec LibreOffice sur ce terrain. 

• OnlyOffice : présentation et prise en main de la suite bureautique open source
• Télécharger OnlyOffice 7.0

Formulaires : OnlyOffice sort le grand jeu

C’est l’une des plus grosses améliorations de cette version 7.0 : les éléments de la suite permettent la création et la modification en local de formulaires. Ascensio a pour cela créé sa propre extension du standard OOXML, baptisée OFORM. Elle autorise la préparation d’un formulaire depuis zéro ou à partir d’un fichier DOCX existant.

À son enregistrement, le formulaire pourra être sauvegardé dans un fichier DOCXF, reflétant le type de contenu. Il s’agit là encore d’une extension au format DOCX classique. Les OFORM peuvent également être enregistrés en PDF, puisque le format est compatible avec les outils d’Adobe et ceux d’Office. Si l’on souhaite exporter le formulaire vers cette dernière, il suffira d’enregistrer le travail au format DOCX. Ces formulaires peuvent être modifiés en ligne, localement ou via les applications mobiles pour Android et iOS.

L’éditeur, avec sa nouvelle extension (open source d’ailleurs), se targue déjà d’une intégration dans les produits de 11 entreprises : Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Jira, Plone, Liferay, Redmine, HumHub, Nuxeo et Chamilo. Il s’agit en fait des mêmes sociétés intégrant OnlyOffice sous une forme ou une autre.

La suite propose une série de modèles histoire d’en montrer les capacités. Toutes les fonctions liées sont disponibles dans l’onglet Formulaires, OnlyOffice s’inspirant grandement des rubans d’Office, jusqu’à reprendre les mêmes codes couleurs selon les applications.

Lev Bannov, PDG d’Ascensio System, n’est pas peu fier de cet apport : « L'idée principale de Forms est de permettre aux utilisateurs de réduire considérablement le temps passé à créer les documents et d'optimiser le processus de gestion des documents électroniques. Développé avec l'accent sur l'interaction en ligne, OnlyOffice fournit tous les outils nécessaires pour créer et collaborer sur les formulaires à remplir en ligne et sur les appareils mobiles ».

Il renchérit : « À l'avenir, nous prévoyons d’ajouter la signature des documents, des fonctions de sécurité et des permissions basées sur des rôles, ce qui fera de nos formulaires un outil indispensable dans des domaines tels que le commerce électronique et le droit de la propriété intellectuelle. D'autres projets ambitieux incluent la mise en œuvre de la technologie blockchain et de l'intelligence artificielle pour améliorer l'expérience utilisateur ». Deux mots-clés au grand bingo des buzzwords.

Plus original, Ascensio propose aux personnes qui le souhaitent d’être rémunérées pour leurs formulaires : « Nous proposons un programme spécial pour ceux qui créent des modèles OFORM et les ajoutent à notre bibliothèque. La principale condition est que vos modèles doivent être de haute qualité et utiles. CV, formulaires d’admission, lettres de recommandation, contrats juridiques, accords – créez ce que d’autres personnes pourraient trouver utile et soyez rémunéré ! ». L’entreprise ne donne aucun détail sur cette rémunération.

Sur le site dédié aux formulaires, OnlyOffice donne plusieurs exemples de modèles. Ouverts dans un simple navigateur, ils peuvent être téléchargés au format PDF.

Du neuf aussi pour les feuilles de calcul et présentations

Si les formulaires représentent le gros des apports dans la version 7.0, on en trouve un peu partout.

Le tableur se dote notamment – et enfin – de la possibilité de protéger les feuilles de calcul par des mots de passe. La fonction se trouve dans l’onglet Protection. Autre ajout, la prise en charge des tables de requêtes, autre fonction attendue.

Côté présentations, on note l’apparition d’un onglet Transitions, comprenant pour la première fois des animations. En outre, les diapositives peuvent être enregistrées en PNG ou JPG.

La collaboration se renforce

La collaboration a été renforcée, tout particulièrement dans le tableur, qui en avait besoin. Par exemple, l’historique des versions est enfin de la partie. Une nouvelle version se crée automatiquement quand le dernier utilisateur présent dans le document quitte l’application ou ferme l’onglet. Il devient alors possible de naviguer dans les brouillons et versions et d’y revenir si nécessaire.

En outre, et c’est un point crucial dans cette version, les personnes présentes sur la feuille de calcul se voient désormais les unes les autres. Cela signifie que chacune peut voir sur quoi travaillent les autres. On verra par exemple quelle cellule est sélectionnée par un tiers et les entrées s’afficher au fur et à mesure de leur validation. Bien sûr, toute sélection par une personne devient automatiquement bloquée pour les autres. Un fonctionnement identique à Excel.

D’autres aspects de la collaboration en ligne ont été renforcés. Par exemple, les commentaires laissés dans un document (quel qu’il soit) peuvent maintenant être triés par date ou par auteur. Le suivi des commentaires s’enrichit lui aussi, avec la possibilité de choisir entre l’affichage des messages par survol de la souris ou par clic.

Interface et autres améliorations

Côté interface, on note là encore plusieurs ajouts également. Tout d’abord l’arrivée d’un mode sombre complet, à savoir pour l’interface et le document lui-même, mais pour l’instant dans le traitement de texte uniquement. Ensuite, la mise à l’échelle de l’interface, qui peut grimper jusqu’à 500 % pour la version web, et de nouveaux paliers à 125 et 175 % pour la version Desktop Editors. Il ne s’agit pas d’une fonction spécifique à OnlyOffice, mais surtout d’une compatibilité avec les choix des utilisateurs dans le navigateur ou le système d’exploitation.

Toujours dans le domaine de l’interface, signalons également que les utilisateurs peuvent maintenant, dans la version Desktop, ouvrir des fenêtres séparées pour les éditeurs. Jusqu’à présent, les documents n’étaient ouverts que dans des onglets. Ce n’est pas rien, puisque cela permet par exemple de travailler plus efficacement avec plusieurs documents, surtout côte à côte. OnlyOffice se met au passage en conformité avec la touche Alt, qui affichera de petits carrés jaunes sur les fonctions présentes à l’écran pour en préciser le raccourci clavier. Là encore, un grand classique d’Office.

Cette version 7.0 se dote d’une ribambelle de nouvelles langues pour les logiciels : biélorusse, bulgare, catalan, danois, néerlandais, estonien, finnois, grec, hongrois, indonésien, japonais, coréen, letton, norvégien, roumain, slovène, suédois, turc, ukrainien, vietnamien et lao.

Autre nouveauté, cette fois spécifique aux versions pour ordinateurs, la possibilité de les relier à kDrive et Liferay, à la manière d’un OneDrive ou d’un Dropbox dans Office, en plus des intégrations existantes comme Nextcloud et ownCloud. Une fois le lien effectué, les documents deviennent accessibles directement depuis l’interface. Les modifications sont enregistrées localement avant d’être synchronisées.

On note enfin, dans le traitement de texte, deux fonctions bienvenues. D’abord, on peut remplacer automatiquement les liens et chemins d’accès locaux par des liens hypertextes. De quoi économiser un peu de temps avant publication (la fonction est également présente dans l’outil de présentation). Ensuite, et dans la même veine, la fonction Fusion et publipostage prend en charge les fichiers locaux et les URL. Elle permet pour rappel de créer un lot de documents personnalisés pour chaque destinataire.

Précisons que les versions mobiles pour Android et iOS ont été mises à jour, surtout pour supporter les nouvelles fonctions liées aux formulaires et généraliser le thème sombre. À noter également que la version pour macOS est proposée en deux variantes, Intel et Apple Silicon.

L’open source et la gratuité gagnent du terrain

Si OnlyOffice est un produit essentiellement open source et gratuit, ce n’est pas le cas de toutes ses fonctions. Une partie de ses capacités est réservée aux abonnements Premium pour entreprises (comme l’intégration à Active Directory), et leur code source n’est pas toujours ouvert.

La version 7.0 fait bouger un peu les lignes. Plusieurs fonctions deviennent ainsi gratuites et leur code source rejoint le dépôt OnlyOffice sur GitHub. Dans le traitement de texte, d’abord la comparaison de documents, qui permet la détection et l’analyse des différences, avant une éventuelle fusion. Ensuite, l’insertion de contrôles de contenu (Texte brut, Texte enrichi, Image, Zone de liste déroulante, Liste déroulante, Date, Case à cocher). Enfin, dans le tableur, la configuration des paramètres d’affichage de la feuille en fonction du filtre appliqué.

OnlyOffice est donc une suite à suivre de près, car elle dépasse ce simple cadre. Comme nous l’avions détaillé dans notre prise en main en juin 2020, c’est une appellation parapluie recouvrant de nombreux services, pensés avant tout pour la collaboration, avec communications et autres outils organisationnels à la clé. Elle était même concentrée sur ce seul aspect il y a une dizaine d’années, avant que les éléments bureautiques viennent l’étoffer.

En l’état, elle pourrait faire de l’ombre non seulement à Office 365 par l’ensemble de ses services, mais aussi à LibreOffice par ses versions personnelles et communautaires, open source et gratuites.

Elle remporte de nombreux succès dans les universités, puisque celles de Lorraine, Grenoble-Alpes, Nantes ou encore de Polynésie française l’utilisent depuis bientôt deux ans. Et même si la solution se destine volontiers aux PME/PMI, de grosses structures comme Oracle et Deloitte en sont clientes.