Microsoft a présenté les évolutions pour la version 3.0 de OneDrive pour les entreprises. Au vu de l’utilisation massive du service, l’éditeur a estimé que les informations présentes dans cette interface n’étaient pas assez simples d’accès. Comme on pouvait s’y attendre, le Copilot va également jouer un rôle.

OneDrive est le service de stockage distant de Microsoft. Anciennement nommé SkyDrive, il est aujourd’hui lié à pratiquement tous les produits de l’éditeur, qu’il s’agisse de sa version standard pour le grand public que de la version Business pour les entreprises.

Les comptes gratuits ont par défaut 5 Go, mais comme toutes les offres concurrentes, on peut acheter du stockage supplémentaire. En outre, les abonnements Office/Microsoft 365 peuvent vite s’avérer « rentables » si l’on a besoin d’Office. La formule à 10 euros par mois permet par exemple à six personnes d’un même foyer d’obtenir chacune 1 To de stockage sur leur compte.

Il n’est donc pas étonnant, entre l’espace proposé, la tarification relativement agressive et la présence presque omniprésente de OneDrive que le service engrange deux milliards de nouveaux fichiers par jour, statistique donnée par Microsoft dans son billet.

Ce dernier a été publié pour présenter les nouveautés de OneDrive 3.0, renouvellement de l’interface web destinée à simplifier la gestion d’une masse d’informations toujours plus importantes. Les changements vont également être répercutés sur les applications mobiles.

Un accueil remanié

La page d’accueil va être largement renouvelée, Microsoft introduisant de nouvelles fonctions pour trouver plus rapidement ce que l’on cherche.

Cette modernisation passe par une mise en avant de ce que l’éditeur estime être le plus important. On retrouve un large champ de recherche en haut, une section « Pour vous » proposant les documents que l’utilisateur peut trouver intéressant (en se basant sur le Graph, par exemple quand l’utilisateur a été mentionné dans un commentaire), ainsi qu’en dessous la liste des documents ouverts récemment, que l’on peut d’ailleurs filtrer par type. Si cette présentation vous semble familière, c’est qu’elle reprend en partie les codes de la page d’accueil d’Office.com.

Dans la colonne de gauche, on trouve le bouton permettant de créer un dossier ou un document texte/Office, ainsi que des rubriques qui devraient faire la différence. « Partagés » liste par exemple les fichiers qui ont été partagés par d’autres personnes, une section « Favoris » fait son entrée et reprend les contenus marqués dans les applications liées par le même compte Microsoft 365 (y compris sous Windows 11), « Contacts » peut filtrer les documents en fonction de leurs auteurs, tandis que « Réunions » filtre ceux partagés pendant les réunions.

Un « Accès rapide » apparait également pour concentrer les accès les plus fréquents aux sites SharePoint. Microsoft ajoute un peu de personnalisation, puisque l’on peut dans cette version changer la couleur des dossiers.

Dans les grandes lignes, OneDrive 3.0 ambitionne de faire gagner du temps en diminuant le nombre de clics nécessaires pour atteindre une information.

D’autres ajouts dans les mois à venir

Dans les quelques mois qui viennent, OneDrive accueillera également d’autres capacités. Par exemple, le service étendra la capacité d’ouvrir des documents Office dans leurs applications correspondantes à tous les types de fichiers. Par exemple, si un PDF doit s’ouvrir dans Acrobat, l’application s’ouvrira d’elle-même après un clic, les changements apportés étant ensuite synchronisés dans OneDrive. Un ajout important, donc, qui sera disponible d’ici décembre.

En décembre, la vue Fichiers dans Teams (y compris bien sûr dans le nouveau) sera remplacée par celle de OneDrive, dont elle reprendra grosse modo la présentation, avec affichage des ressources dans les sites SharePoint. Microsoft affirme que les performances seront en hausse. À la même période, un bouton OneDrive sera ajouté dans la barre latérale gauche du nouvel Outlook et dans sa version web. Objectif, pouvoir ajouter facilement un fichier dans un email (en pièce jointe ou via un lien) sans quitter l’application.

C’est aussi en décembre que devrait arriver le Copilot dans OneDrive. L’usage se devine aisément : on pourra demander en langage naturel à retrouver certaines informations, en fonction des critères choisis. Par exemple, afficher tous les documents envoyés par une personne spécifique sur une période allant d’une certaine date à une autre. On retrouvera les autres fonctions habituelles, comme la création d’un résumé à partir d’un document. La fonction de résumé sera en outre disponible lors du partage d’un document, afin que les destinataires aient une vue de synthèse des données envoyées.

Au début de l’année prochaine, deux fonctions importantes et liées seront ajoutées : le mode hors connexion et les « fichiers à la demande » pour le web. Le premier garantit que l’interface de OneDrive se chargera en l’absence de connexion internet. Toutes les opérations de filtrage, de tri, de renommage, de déplacement, de copie et de suppression pourront être réalisées. Elles seront simplement synchronisées quand la connexion sera restaurée.

Les « fichiers à la demande » vont permettre, en parallèle, de déclarer des fichiers et des dossiers comme toujours disponibles. Si ce mode est activé sur du contenu, il sera disponible même en cas d’absence de connexion. Ce sera une première pour la version web, qui n’affiche pour l’instant que des reflets, le contenu étant téléchargé à l’ouverture. La fonction existe cependant dans le client pour Windows et macOS, ainsi que dans les applications mobiles.

Durant l’été prochain, deux autres apports arriveront. D’une part, le comportement du bouton « Nouveau » sera étendu pour inclure des modèles. Une vue Médias sera également ajoutée, pour concentrer toutes les photos et vidéos, avec deux vues possibles, l’une préservant le rapport des contenus, l’autre affichant tout dans des carrés alignés.

Du neuf pour la sécurité et la gouvernance

Plusieurs outils dédiés à la sécurité et à la gouvernance des données ont été ajoutés et sont disponibles dès à présent. Par exemple, les administrateurs peuvent maintenant activer l'authentification multifactorielle pour l’accès au site de OneDrive.

Autre exemple, le contrôle d’accès restreint. « Lorsque les utilisateurs partagent des fichiers, ils permettent à d'autres personnes à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation d'y accéder. La politique de contrôle d'accès restreint pour OneDrive vous permet d'empêcher des personnes d'accéder à des fichiers partagés dans des comptes OneDrive spécifiques en limitant l'accès à OneDrive aux membres d'un groupe de sécurité donné. Par exemple, si vous découvrez que des personnes ont accès à certains fichiers confidentiels, vous pouvez affiner l'accès pour que seuls les utilisateurs d'un groupe de sécurité spécifique y aient accès », explique Microsoft.

Parmi les autres annonces, signalons aussi la capacité de déplacer des comptes OneDrive d’une entité à une autre (par exemple en cas de fusion ou de rachat d’entreprise), ou encore la possibilité pour les administrateurs de bloquer le téléchargement de fichiers ou d’enregistrements de réunions Teams à partir de sites SharePoint ou OneDrive. D’autres arriveront dans les mois qui viennent, comme l’exportation de données pour les rapports d’administration du client OneDrive. Ces données seront alors placées dans Azure via Graph Data Connect pour SharePoint à des fins d’analyse et de visualisation.

D’accord, mais quand ?

Si le billet annonce une foule de nouveautés, il ne dit en revanche pas grand-chose sur la disponibilité. Le contexte laisse penser qu’elles concernent avant tout les entreprises, même s’il est probable que le grand public suive, puisque les applications mobiles vont être mises à jour également.

Nous avons posé la question à Microsoft et mettrons à jour cette actualité quand nous aurons la réponse.