Dès l’année prochaine, les organes collégiaux de nombreuses administrations françaises (Pôle Emploi, organismes de sécurité sociale, certains musées...) pourront valablement délibérer par email ou à l’aide de logiciels de visioconférence. Ce recours aux nouvelles technologies de communication devrait cependant rester une exception.

Vendredi dernier, le gouvernement a publié au Journal officiel une ordonnance relative « aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial ». En clair, ce texte vise à permettre aux dirigeants des administrations de l'État, des organismes de sécurité sociale, des établissements publics à caractère administratif (Pôle Emploi, le musée du Louvre...), de prendre davantage de décisions grâce aux nouvelles technologies. Et pour cause, il faut souvent que tous les membres de leur collège se réunissent – chose qui semble de plus en plus obsolète à l’heure d’Internet et du numérique.

Cette ordonnance autorise ainsi le président d’un organe collégial (Marie-Françoise Marais pour la Hadopi par exemple) à décider qu'une délibération soit organisée :

• « Au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle »
• « Par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique permettant un dialogue en ligne ou par messagerie »

À partir du 1er janvier 2015, date d’entrée en vigueur du texte, de nombreuses institutions devraient donc pouvoir prendre des décisions grâce à des logiciels de messagerie ou de visio-conférence (de type Skype). Il ne s’agit cependant que d’une faculté, et non de quelque chose d’obligatoire. On peut donc penser que le recours aux nouveaux moyens de communication restera exceptionnel.

Un recours aux nouvelles technologies qui devrait rester relativement exceptionnel

L’ordonnance impose par ailleurs aux présidents des organes collégiaux une certaine vigilance. Il faudra en effet que le secret du vote soit préservé, ou que le dispositif d’échange à distance choisi permette « l'identification des participants » et assure le « respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ».

Il est à noter qu’aucune délibération ne pourra être organisée par email/messagerie instantanée dès lors que l’affaire à traiter relèvera d'une procédure de sanction. D’autres procédures pourront en outre faire l’objet d’une telle exclusion, par décret et pour des raisons « de bonne administration ».

Cette ordonnance ne concerne pas les collectivités territoriales (communes, départements, régions) ou leurs regroupements.

Rappelons enfin qu’une autre ordonnance publiée vendredi dernier imposera d'ici deux ans à toutes les administrations de pouvoir être saisie par voie électronique - email ou téléservice dédié. Une évolution qui vaudra également pour les échanges entre administrations (pour en savoir plus, voir notre article).