Le 19/07/2013 à 08h 30

A savoir:

Pour vous éviter d’aller sur place, il suffit de rappeler la loi qui prévoit qu’on peut accéder à un document administratif, à son choix, soit :
par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas,
par la délivrance à ses frais d’une copie sur papier ou support électronique (disquette, CD ROM), sauf impossibilité technique,
par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Les frais de cet accès si on demande des copies de documents:

1/ Le service doit proposer le choix d’obtenir la copie du document administratif:

• soit sur papier (cout maxi = 0,18 Euro par page de format A 4 en impression noir et blanc) ;
  


• soit sur un support informatique identique à celui utilisé par l’administration (1,83 Euro pour une disquette et 2,75 Euro pour un cédérom)
  


• soit par messagerie électronique (cout = quasi nul).
  
  2/ le temps passé par le personnel (temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document) n’est JAMAIS facturable.
  
  3/ le service public en question, doit vous aviser PRÉALABLEMENT de ces frais, éventuellement les faire payer d’avance, et laisser le choix entre les 3 modes de copie (papier, informatique, email).
  
  4/ Ce service doit demander les modalités d’envoi postal que vous désirez utiliser
  
  5/ Si on ne vous avertit pas des couts, précisez leur qu’ils n’ont pas respecté les obligations légales leur permettant de facturer des frais de copie, puisqu’ils ne vous avaient pas avisé des tarifs.
  
  6/ les textes applicables:
  JORF n°228 du 2 octobre 2001 page 15496 “ Arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d’un document” Extraits: “Art. 1er. - Le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d’un document administratif est fixé par l’autorité administrative qui assure la délivrance de la copie selon les modalités de calcul définies à l’article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé.
  Art. 2. - Lorsque les copies de documents sont délivrées sur les supports papier et électronique cités ci-dessous, les frais mentionnés à l’article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé, autres que le coût d’envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants : 0,18 Euro par page de format A 4 en impression noir et blanc ; 1,83 Euro pour une disquette ;
  2,75 Euro pour un cédérom.
  Art. 3. - Les copies de documents délivrées sur des supports autres que ceux cités à l’article 2 du présent arrêté font l’objet d’une tarification déterminée par l’autorité administrative qui délivre ces copies, dans les conditions définies à l’article 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé…;”
  
  Texte de référence (consultable sur légifrance) :
  
  “ Décret no 2001-493 du 6 juin 2001 pris pour l’application de l’article 4 de la loi no 78-753 du 17 juillet 1978 et relatif aux modalités de communication des documents administratifs ” JORF n°133 du 10 juin 2001 page 9246 texte n° 129
  “Art. 1er. - Toute personne demandant copie d’un document administratif dans les conditions prévues à l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 susvisée peut obtenir cette copie : - soit sur papier ; - soit sur un support informatique identique à celui utilisé par l’administration; - soit par messagerie électronique. Le demandeur souhaitant obtenir copie d’un document sur support informatique ou par messagerie électronique est avisé du système et du logiciel utilisés par l’administration. Art. 2. - A l’occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci et qui constituent une rémunération pour services rendus peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur.